Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài, muốn thành lập văn phòng đại diện, điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và những lưu ý quan trọng. Cùng STECO tìm hiểu ngay sau đây để hiểu rõ hơn nhé. 

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép được quy định Tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng điều kiện sau đây: 

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập doanh nghiệp/công ty, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam tham gia điều ước quốc tế, đang là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. 
3. Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trường hợp nếu nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Những trường hợp không được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trong Luật Thương mại, Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về thành lập văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cho thương nhân được quy định cụ thể như sau:

– Không đáp ứng những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.

– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

– Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật Việt Nam quy định vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn nên tham khảo thêm tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Trên đây là các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo Mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT);

– Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài (phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự);

– Văn bản cử/bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (bản dịch bằng tiếng Việt và được chứng thực);

-Giấy tờ chứng minh hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất:

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán;
• Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính của công ty cổ phần nước ngoài;
• Giấy tờ khác có giá trị tương đương.

– Một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân( thương nhân) của Trưởng văn phòng đại diện:

• Nếu là người Việt Nam: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực (Bản sao công chứng);
• Nếu là người nước ngoài: Hộ chiếu (bản dịch tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện:

• Biên bản ghi nhớ (MOU)/thỏa thuận thuê địa điểm/bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm dự kiến trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao) theo quy định;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao).

– Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ  giấy tờ chứng thực cá nhân đối với người nộp hồ sơ được doanh nghiệp ủy quyền.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các bước:

Bướ 1: Chuẩn bị hồ sơ:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập văn phòng. 

Bước 2: Nộp đơn:

• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao hoặc Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố (tùy trường hợp). 

Bước 3: Đánh giá hồ sơ:

• Cơ quan chức năng xem xét. 

Bước 4: Cấp Giấy phép:

• Sau khi thẩm định, cấp Giấy chứng nhận hoạt động.

Ưu – nhược điểm văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Ưu điểm

• Tiếp cận thị trường: Dễ dàng thâm nhập và hiểu rõ nhu cầu khách hàng. 
• Giảm chi phí: Không phải thành lập công ty con, tiết kiệm chi phí pháp lý. 
• Xây dựng thương hiệu: Tăng cường hiện diện và nhận diện thương hiệu. 
• Hỗ trợ giao dịch: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch và hợp tác.

Nhược điểm

Nhược điểm văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam 

• Giới hạn hoạt động: Không được thực hiện giao dịch thương mại trực tiếp. 
• Thủ tục phức tạp: Quy trình đăng ký và giấy tờ phức tạp. 
• Chi phí cao: Chi phí duy trì văn phòng và nhân sự lớn. 
• Quy định pháp lý: Pháp lý không thu hút mạnh mẽ như công ty.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

STECO tự tin là đơn vị tư vấn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hàng đầu với đội ngũ nhân sự nòng cốt, giàu kinh nghiệm, đã thực hiện rất nhiều dự án tư vấn luật cho các công ty, tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam. 

• Tư vấn trước khi thành lập: Chúng tôi tư vấn về các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn, soạn thảo bộ hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật Việt Nam;
• Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng;
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn các thủ tục sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Kê khai về thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với bộ ban ngành như Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt nam vui lòng liên hệ STECO để được hỗ trợ trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất!

Tổng kết

Trên đây là thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam mà STECO tổng hợp đến quý công ty. Hi vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ anh/chị hiểu rõ hơn về quy trình, thủ tục thực hiện nhanh chóng chính xác.