Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Bạn đang muốn tìm hiểu các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp để bắt đầu kinh doanh? Bạn vẫn đang mơ hồ không biết các bước đăng ký, hồ sơ, thủ tục, quy trình công ty tư nhân, doanh nghiệp như thế nào,… Bạn là nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập công ty tại Việt Nam hay nhà đầu tư trong nước; bạn chưa biết muốn mở công ty/ doanh nghiệp mới tại Việt Nam cần phải làm những gì? Bắt đầu từ đâu? Vậy trong bài viết này STECO sẽ bật mí đến bạn đọc chi tiết các bước đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam và  những câu hỏi xoay quanh vấn đề này.

Điều kiện thành lập doanh nghiệp/công ty

Nếu bạn đang muốn thành lập doanh nghiệp/công ty thì bạn cần đảm bảo các điều kiện dưới đây:

• Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu: Đủ 18 tuổi trở lên, có căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn và không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo luật định.
• Địa chỉ công ty: có địa chỉ được xác định và có chức năng làm văn phòng, được kinh doanh
• Tên công ty: Tên công ty không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc). Ngoài ra, tên công ty không xâm phạm tên thương mại của cá nhân, tổ chức khác.
• Vốn điều lệ: cần xác định được số vốn điều lệ để kinh doanh, vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời gian nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và được ghi vào Điều lệ công ty. Với một số ngành nghề, vốn điều lệ áp dụng mức vốn pháp định do luật quy định. 
• Cần xác định ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp: Ngành nghề mà bạn muốn đăng ký phải được luật pháp cho phép cũng như kinh doanh cần đáp ứng đủ các điều kiện của ngành nghề đó (nếu có).
• Xác định loại hình công ty: chủ doanh nghiệp cần phải cân nhắc để lựa chọn loại hình tổ chức phù hợp dựa trên các tiêu chí về quản trị vận hành, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế và quy mô doanh nghiệp để đáp ứng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Áp dụng các điều kiện khác liên quan đối với chủ sở hữu là cá nhân, tổ chức nước ngoài khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Các lưu ý, điều kiện bao gồm về ngành nghề đầu tư kinh doanh, tỉ lệ sở hữu vốn tại công ty, nguồn vốn tối thiểu, quốc tịch,… Chủ sở hữu nước ngoài cần được cấp phép đầu tư trước khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. 

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

Tất cả các doanh nghiệp cần lưu ý về những thay đổi mới. Một quy trình thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp đối với hầu hết các loại hình công ty/doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp kể từ thời điểm hiện tại (căn cứ theo bộ Luật doanh nghiệp 2020) (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên) đầy đủ bao gồm 4 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin 

Để bắt đầu các công việc soạn thảo hồ sơ thành lập công ty mới chủ doanh nghiệp cùng các thành viên cần xác định đầy đủ các thông tin liên quan tới việc thành lập công ty như:

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp là điều cần thiết đầu tiên mà bạn cần xem xét và nắm vững. Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. 

Yếu tố chính mà các chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp: tính chất quan hệ của các chủ sở hữu, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác.

Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Công ty cổ phần.

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp quy định các lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp đó được phép hoạt động, cũng như các mặt hàng mà doanh nghiệp được phép thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng xuất cho người mua hàng. Vậy nên bạn cần xác định ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ hoạt động trong thời gian tới. 

Tuy nhiên, nếu bạn là nhà đầu tư nước ngoài thành lập Công ty tại Việt Nam, bạn cần lưu ý đến điều kiện đầu tư của từng loại ngành nghề đó, việc Việt Nam và quốc gia của bạn có những hiệp định song phương, đa phương, cam kết WTO. 

Ngoài ra, bạn có thể nghiên cứu đến các ngành nghề ưu đãi đầu tư của Việt Nam. Các ưu đãi rất lớn mà bạn có thể được hưởng nếu biết tận dụng như ưu đãi về miễn, giảm thuế, ưu đãi thuê đất, nhân sự, nguồn vốn vay,…

Đặt tên công ty

Đặt tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện, nhận dạng và mang cả thương hiệu của doanh nghiệp. Khi lựa chọn tên tốt nhất bạn nên đặt tên ngắn gọn dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng gây nhầm lẫn với tên các công ty đã thành lập trước đó. 

Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu. 

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra để tránh đặt tên phải tên thương mại đã được đăng ký sở hữu trí tuệ. STECO sẽ hướng dẫn và tư vấn cách tra cứu tên cho bạn.

Xác định địa chỉ trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Lưu ý rằng, căn hộ chung cư (dùng để ở) không thể dùng làm địa chỉ trụ sở công ty để đăng ký kinh doanh.

Xác định thành viên/cổ đông góp vốn

Thành viên/cổ đông góp vốn là những người trực tiếp sở hữu công ty kể từ lúc mới thành lập.

Doanh nghiệp cần liệt kê rõ:

• Công ty bạn thành lập có bao nhiêu thành viên/cổ đông góp vốn?
• Số vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
• Tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu?
• Dĩ nhiên, thành viên/cổ đông có tỷ lệ vốn góp cao nhất sẽ có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất với công ty.

Xác định mức vốn điều lệ

Vốn điều lệ là số vốn mà các thành viên, cổ đông đóng góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào điều lệ công ty.

Vốn điều lệ được xác định dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông trong công ty. Đối với một số trường hợp liên quan đến ngành nghề kinh doanh, pháp luật quy định mức vốn tối thiểu, vốn pháp định bạn phải đáp ứng. Ngoài ra, đối với nhà đầu tư nước ngoài, để được cấp phép đầu tư cho dự án thành lập công ty tại Việt Nam; bạn cũng cần chuẩn bị một mức vốn hợp lý để thực hiện dự án của mình. STECO sẽ tư vấn cho bạn các mức vốn và giải pháp nguồn vốn cho doanh nghiệp. 

Bạn cũng lưu ý rằng, mức thuế môn bài hàng năm mà công ty phải đóng được xác định dựa trên mức vốn điều lệ của công ty.

Xác định người đại diện pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là người do pháp luật hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định để đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch như ký hợp đồng, ký các văn bản hồ sơ thuế. Thông thường chức danh của người đại diện pháp luật trong công ty có thể là giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc, phó tổng giám đốc. 

Hoàn tất thủ tục cấp phép đầu tư 

Đây là thủ tục bắt buộc đối với các chủ sở hữu là cá nhân, tổ chức nước ngoài muốn thành lập công ty tại Việt Nam. 

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty

Khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục cần tiến hành soạn thảo và chuẩn bị các hồ sơ cần phải có. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều cần khi chuẩn bị các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp mới:

Giấy đề nghị đăng ký công ty

Giấy đề nghị đăng ký công ty là văn bản với nội dung đề nghị đăng ký công ty (doanh nghiệp mới) gửi đến cơ quan thẩm quyền (sở đăng ký kinh doanh). Mẫu nội dung giấy đề nghị được quy định trong các thông tư hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là văn bản chứa nội dung thỏa thuận giữa những thành viên đối với công ty hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau (đối với công ty cổ phần) cùng được soạn căn cứ trên những khuôn mẫu chung của luật pháp.

Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn

Cần chuẩn bị danh sách các thành viên đóng góp vốn (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần). Danh sách này sẽ liệt kê chi tiết thông tin của từng thành viên/cổ đông cũng như tỷ lệ góp vốn trong công ty mà bạn muốn đăng ký.

Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn

Bao gồm: chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu

Lưu ý: thời hạn CMND chưa quá 1 

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài

Trường hợp công ty thành có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực.

Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức

Trong trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức trong nước thì cần phải nộp thêm Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp, văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền.

Nếu trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương tự trường hợp tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)

Nếu người làm thủ tục không phải là người đại diện pháp luật của công ty thì cần phải có giấy ủy quyền để người nộp hồ sơ có thể thay mặt người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ.

Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Hiện nay có nhiều ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp các giấy phép đặc biệt, chẳng hạn như Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm đối với ngành sản xuất hàng thực phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu, đối với hoạt động kinh doanh có liên quan đến xuất nhập khẩu. 

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo

Xác định cơ quan đăng ký trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)

Thông thường cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký thủ tục doanh nghiệp là Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế Hoạch & Đầu Tư trực thuộc địa phương.

Nộp hồ sơ & nộp tiền đăng bố cáo

Nộp hồ sơ mang tới cơ quan tiếp nhận để nộp, bạn cần phải chuẩn bị một khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ.

Lưu ý: không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ nhưng người đi nộp thay cần phải được ủy quyền của người đại diện pháp luật của công ty đó. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 12 – Nghị định 01/2021 Về Đăng ký doanh nghiệp).

Nhận giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp

Sau khoảng 3 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đăng bố cáo

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thay mặt bạn đăng bố cáo trong trường hợp bạn đã nộp lệ phí đăng bố cáo ở bước 2 thuộc giai đoạn này.

Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân

Thiết kế mẫu dấu

Bạn có thể tự thiết kế hoặc nhờ tới đơn vị chuyên thiết kế và khắc dấu cho doanh nghiệp của mình.

Khắc dấu

Bạn mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Nhận con dấu pháp nhân

Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.

Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi thành lập công ty

Sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh thì Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:

Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty

Kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu lực thì bạn cần treo bảng hiệu tại địa chủ trụ sở công ty. Bảng hiệu cần đảm bảo các tiêu chí như:

• Có chứa các thông tin như: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.
• Vị trí: tại nơi có thể nhìn rõ từ bên ngoài.
• Bảng hiệu phải được đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bạn thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở hay giải thể.

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là ứng dụng giúp doanh nghiệp có thể ký các văn bản, tài liệu điện tử như việc ký và đóng dấu các văn bản thông thường

Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký tờ khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng điện tử

Đăng ký tài khoản ngân hàng

Mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một tài khoản ngân hàng (đứng tên theo doanh nghiệp) mục đích sử dụng trong các trường hợp như nộp thuế, nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch khác,…

Để mở tài khoản tại ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật

Quyết định bổ nhiệm kế toán và bản sao có chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của kế toán (trường hợp công ty đã có kế toán)

Vì thủ tục mở tài khoản tại mỗi ngân hàng sẽ khác nhau nên doanh nghiệp cần liên hệ trước với ngân hàng mà doanh nghiệp dự định mở tài khoản để chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

Đăng ký khai thuế qua mạng

Doanh nghiệp cần đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử (Etax) với tài khoản cấp bởi cơ quan thuế để tiến hành đăng ký các tờ khai cần thiết.

Hệ thống thuế điện tử Etax: https://thuedientu.gdt.gov.vn

Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài ( Mẫu số 01/MBAI theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP). 

Mức đóng lệ phí môn bài được quy định như sau: 

Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Doanh nghiệp cần đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định. 

Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch vụ chữ ký số, “Từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 tất cả các doanh nghiệp trong cả nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế”.

Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.

Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Cuối cùng người thực hiện thực hiện một số thủ tục khác đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện để đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý, chẳng hạn như xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ngành sản xuất hàng thực phẩm), quyết định cho phép thành lập trường (đối với ngành giáo dục)…

Mở tài khoản vốn đầu tư và thực hiện góp vốn

Đối với công ty có vốn của nhà đầu tư nước ngoài, Công ty cần mở tài khoản đầu tư vốn và chủ sở hữu nước ngoài góp vốn vào tài khoản đó.

Kết quả sau khi đã hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty về mặt pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Con dấu pháp nhân doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
• Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
• Hóa đơn GTGT.
• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KHĐT.
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế.
• Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Token kê khai thuế qua mạng.

Tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp trọn gói tại Hà Nội

Nếu bạn không muốn tốn thời gian thực hiện các công việc trên hãy để STECO giải quyết vấn đề giúp bạn. STECO chuyên dịch vụ thành lập doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam, nhận triển khai thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài trọn gói với nhiều hỗ trợ pháp lý về thuế, hóa đơn, tư vấn pháp lý,… Quý khách hàng cần báo giá dịch vụ thành lập doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi ngay theo thông tin:

STECO – ĐỒNG HÀNH BỀN VỮNG

•  Trụ sở: NO12-LK12-21, khu đất dịch vụ Dọc Bún 1, La Khê, Hà Đông, Hà Nội
•  VPGD: Số 12 Đường Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
•  Hotline: 0986509086
• Email: stecojsc@gmail.com

Chúng tôi rất mong được hợp tác với quý khách hàng trong công việc!

Tổng kết

Trên đây là chi tiết về thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam và những điểm cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp đầu 2025 mà bạn cần quan tâm. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc cần tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời.