Khi doanh nghiệp lớn lên, cách quản lý dựa vào thói quen và sự tin tưởng cá nhân thường không còn đủ. STECO giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị rõ ràng, minh bạch và kiểm soát được. Mỗi quyết định đều có người chịu trách nhiệm, mỗi quyền hạn đều có giới hạn, và mỗi rủi ro đều được phát hiện sớm. Phạm vi công việc gồm 6 nhóm:
1. Cơ cấu quản trị
Rà soát và thiết kế lại mô hình quản trị cho phù hợp với loại hình và quy mô doanh nghiệp. Chúng tôi xác định rõ vai trò của chủ sở hữu, cơ quan quản lý (HĐQT, HĐTV, Chủ tịch công ty) và ban điều hành, cùng mối quan hệ giữa các cấp. Song song đó, chúng tôi thiết lập cơ chế giám sát như Ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ và chế độ báo cáo định kỳ, để chủ sở hữu luôn nắm được tình hình mà không phải can thiệp vào vận hành hằng ngày.
2. Thẩm quyền và ra quyết định
Xác định quyền hạn của từng cấp quản lý và hạn mức giá trị được phép quyết định với hợp đồng, chi tiêu, đầu tư và vay nợ. Chúng tôi thiết kế luồng phê duyệt rõ ràng, chuẩn hóa trình tự ban hành nghị quyết, quyết định đúng điều lệ và pháp luật. Trách nhiệm của người ra quyết định cũng được gắn rõ, nhằm tránh chồng chéo, vượt quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3. Phân quyền và ủy quyền
Xây dựng ma trận phân quyền theo từng vai trò. Mỗi văn bản ủy quyền đều quy định rõ phạm vi, điều kiện thực hiện và thời hạn hiệu lực. Chúng tôi cũng thiết lập cơ chế kiểm tra việc sử dụng quyền được giao, giúp lãnh đạo yên tâm giao việc mà vẫn giữ được kiểm soát.
4. Quy chế và quy trình
Soạn thảo và hoàn thiện hệ thống chính sách nội bộ: quy chế tài chính, quy chế mua sắm, quy chế nhân sự, quy chế quản lý tài sản… Từ đó, chúng tôi chuẩn hóa trình tự công việc, biểu mẫu đi kèm và các điểm kiểm soát trong từng quy trình. Mục tiêu là để công việc vận hành ổn định, không phụ thuộc vào một vài cá nhân.
5. Kiểm soát nội bộ
Nhận diện các rủi ro trọng yếu trong hoạt động. Chúng tôi thiết lập cơ chế kiểm soát dữ liệu và thông tin, kiểm soát phê duyệt, đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận, cùng chế độ báo cáo lên lãnh đạo. Khi phát hiện sai sót hoặc vi phạm, quy trình khắc phục được kích hoạt để xử lý kịp thời và ngăn tái diễn.
6. Quan hệ chủ sở hữu
Thiết kế cơ chế bảo vệ quyền lợi của các cổ đông và thành viên góp vốn: quyền biểu quyết, tỷ lệ thông qua, quyền phủ quyết với các vấn đề quan trọng. Chúng tôi xây dựng điều kiện và trình tự chuyển nhượng phần vốn, soạn thảo thỏa thuận cổ đông hoặc thỏa thuận thành viên, đồng thời thiết lập cơ chế xử lý xung đột và bế tắc giữa các chủ sở hữu trước khi chúng thành tranh chấp.
Quy trình triển khai
- Rà soát: Đánh giá hiện trạng điều lệ, quy chế, cơ cấu và cách vận hành thực tế.
- Xác định khoảng trống: Chỉ ra những điểm thiếu, chồng chéo hoặc rủi ro so với yêu cầu pháp luật và nhu cầu quản trị.
- Thiết kế: Xây dựng mô hình, quy chế, ma trận thẩm quyền và quy trình phù hợp với doanh nghiệp.
- Áp dụng: Hỗ trợ ban hành, hướng dẫn các bộ phận và đồng hành trong giai đoạn đầu vận hành.
- Hoàn thiện: Theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh khi doanh nghiệp thay đổi.
Giá trị mang lại: Doanh nghiệp có một hệ thống quản trị vận hành được trên thực tế, không chỉ nằm trên giấy. Lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, chủ sở hữu được bảo vệ tốt hơn và doanh nghiệp sẵn sàng cho các bước tăng trưởng, gọi vốn hay mở rộng.