Hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục rất quan trọng với mọi doanh nghiệp, khi muốn thay đổi người đại diện vì các lý do khác nhau. STECO với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp. Chúng tôi là đơn vị đồng hành đáng tin cậy của quý khách hàng trong quá trình này. Dưới đây, STECO sẽ giúp quý khách hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp

Thế nào là người đại diện theo pháp luật?

Người đại diện theo pháp luật là người đại diện cho một cá nhân hoặc tổ chức được pháp luật quy định hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền quyết định mà không phải do các bên thỏa thuận.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan trong một công ty/ doanh nghiệp

• Người đại diện pháp luật sẽ có quyền quyết định cao nhất của doanh nghiệp ở lĩnh vực pháp lý và về hành chính nhân sự trong một công ty. 

• Ngoài ra người đại diện cho doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty về luật. Nếu Chủ tịch hay Giám đốc mà không phải là người đại diện pháp lý thì cũng không thể ký kết giao dịch với đối tác. Nếu doanh nghiệp phải kiện tụng thì người này sẽ đại diện cho doanh nghiệp trước Tòa, Trọng tài.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo luật doanh nghiệp để chuẩn bị hồ sơ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty/doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những loại hồ sơ như sau: 

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mẫu tại Phụ lục II-2, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

•  Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới. Bản sao phải được chứng thực hợp lệ.

• Giấy ủy quyền cho cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục (nếu có).

• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền (Cũng phải được chứng thực hợp lệ) 

• Tài liệu bổ sung tùy thuộc vào loại hình công ty:

•  Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định của Hội đồng thành viên. Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

• Đối với công ty cổ phần: Trường hợp không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty (ngoài họ, tên, chữ ký của người đại diện): Quyết định của Hội đồng quản trị. Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.

• Đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của các giấy tờ để tránh phát sinh vấn đề trong quá trình xử lý.

• Các tài liệu trên phải được chuẩn bị đầy đủ và nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp có quyền thay đổi, bổ sung hoặc loại bỏ người đại diện theo pháp luật thông qua việc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. Quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể làm thay đổi hoặc không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty. Theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được bổ sung hoặc thay thế làm đại diện theo pháp luật (CMND, CCCD, Hộ chiếu còn hiệu lực).

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp, cụ thể:

• Nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ: cần biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và quyết định của Đại hội đồng cổ đông (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký).

• Nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ (ngoài họ, tên, chữ ký của người đại diện): cần biên bản họp Hội đồng quản trị và quyết định của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký).

• Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng các cách sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở.

• Nộp qua đường bưu điện.

• Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý: Với những công ty có địa chỉ Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, 100% doanh nghiệp phải nộp hồ sơ qua mạng.

Bước 3: Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

(i) Nhận kết quả: 

Sau 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ trả kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD ra thông báo chấp thuận. Nếu nộp hồ sơ qua mạng, doanh nghiệp cần nộp bản giấy để đối chiếu.

• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung và nộp lại.

(ii) Nộp phí và lệ phí:

Thông tin về người đại diện theo pháp luật được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 28 và Khoản 1 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi người đại diện, nội dung này cũng cần được công khai trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, và doanh nghiệp phải nộp phí công khai thông tin.

Lưu ý thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị hiện tại là người đại diện theo pháp luật bị thay đổi, thì thông báo sẽ do Chủ tịch Hội đồng quản trị mới (do Hội đồng quản trị bầu) ký. Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần lưu ý các vấn đề sau:

• Đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng: Công ty phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng.

• Thay đổi thông tin tại các đơn vị phụ thuộc: Nếu người đại diện theo pháp luật cũ đồng thời là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh và có nhu cầu thay đổi, công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi tương ứng.

• Thay đổi thông tin trên các giấy phép kinh doanh: Đối với các giấy phép kinh doanh như Giấy phép lữ hành, Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP), Giấy phép kinh doanh vận tải, Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC), công ty phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật trên các giấy phép này.

Dịch vụ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật Steco

Dịch vụ của STECO về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

1. Tư vấn và kiểm tra điều kiện: Đối với người đại diện theo pháp luật mới của công ty. Đảm bảo người được chọn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý.
2. Tư vấn chức danh phù hợp: Đề xuất chức danh của người đại diện theo pháp luật phù hợp với loại hình doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể của công ty.
3. Soạn thảo hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu và hồ sơ cần thiết cho việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
4. Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi: Thay mặt Quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục cho đến khi có kết quả cuối cùng.
5. Công bố thông tin thay đổi: Đại diện Quý khách hàng thực hiện việc công bố thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
6. Tư vấn thủ tục sau khi thay đổi: Hướng dẫn cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng về sự thay đổi. Hỗ trợ thay đổi các loại giấy phép con có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ.Quý khách vui lòng liên hệ STECO để được tư vấn chi tiết và cung cấp dịch vụ trọn gói, đảm bảo thủ tục nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Tổng kết

STECO đã chia sẻ đến qúy anh/chị thông tin về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ và các bước thực hiện. Với những chia sẻ trên đây sẽ giúp quí công ty/doanh nghiệp hiểu rõ hơn, cũng như thực hiện việc thay đổi nhanh chóng nhất. Cần hỗ trợ vui lòng liên hệ với STECO để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.