Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh mới nhất

Thay đổi giấy phép kinh doanh là một yêu cầu cần thiết khi doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin, quy mô hoặc ngành nghề hoạt động. Quy trình này đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đầy đủ pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và khách hàng. Việc nắm rõ thủ tục giúp doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện và duy trì hoạt động hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, Steco xin chia sẻ đến bạn đọc các thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh doanh nghiệp có thể tham khảo để tránh sai sót trong quá trình thực hiện!

Thay đổi giấy phép kinh doanh là gì?

Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục hành chính được thực hiện khi doanh nghiệp muốn chỉnh sửa thông tin trên giấy phép kinh doanh. Thủ tục thay đổi ĐKKD được thực hiện tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. 

Trong quá trình kinh doanh nếu doanh nghiệp muốn thay đổi các thông tin có trên giấy phép kinh doanh như tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ,… thì chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Trường hợp cần thay đổi giấy phép kinh doanh

Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh tuy đơn giản nhưng cần kiến thức chuyên môn nhất định. Việc thay đổi giấy phép kinh doanh được thực hiện khi những thông tin của doanh nghiệp được thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có sự thay đổi. Doanh nghiệp cần phải đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh trong những trường hợp sau:

• Thay đổi tên doanh nghiệp gồm: Tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, tên viết tắt.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thay đổi vốn điều lệ bao gồm: Tăng vốn điều lệ và giảm vốn điều lệ
• Thay đổi chủ sở hữu đối với Công ty TNHH 1 thành viên, thay đổi thành viên góp vốn đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thay đổi thành viên hợp danh
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
• Thay đổi thông tin số điện thoại và email công ty
• Thay đổi các thông tin khác có thể hiện trên giấy phép kinh doanh

Ngoài ra, một số trường hợp thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp không có trên giấy phép cũng cần phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh gồm:

• Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh
• Thông báo thay đổi Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần chưa niêm yết
• Thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân
• Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
• Thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức; Thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn là tổ chức.

Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ không được cấp lại giấy phép kinh doanh mới. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp không được thay đổi giấy phép kinh doanh

Không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp mình được. Những doanh nghiệp/công ty ở một số trường hợp dưới đây sẽ không được thay đổi giấy phép kinh doanh

– Doanh nghiệp vi phạm luật kinh doanh đã bị phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh hoặc đã có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể theo quyết định của chủ doanh nghiệp và theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án.

Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh ở đâu?

Các doanh nghiệp/ công ty cần thay đổi giấy phép kinh doanh sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư thuộc khu vực đặt trụ sở chính của công ty. Có 2 hình thức nộp hồ sơ chính:

• Nộp hồ sơ trực tuyến: doanh nghiệp/công ty truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Lệ phí thay đổi và lệ phí công bố sẽ được thanh toán theo hình thức chuyển khoản. Khi có kết quả thay đổi giấy phép kinh doanh sẽ được gửi cho doanh nghiệp theo đường bưu chính.
• Nộp hồ sơ trực tiếp: Hình thức này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế với mã số doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh sẽ đưa giấy biên nhận cho người nộp. Tiếp đó, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan khác.

Lưu ý khi thay đổi giấy phép kinh doanh với mỗi nội dung cụ thể

Lưu ý về tên doanh nghiệp muốn thay đổi

• Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Nếu doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì về cơ bản vẫn được giữ tên riêng doanh nghiệp cũ.
• Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý các dấu hiệu nhận diện thương hiệu doanh nghiệp như: đăng ký nhãn hiệu, tên miền phù hợp với tên công ty thay đổi.
• Việc doanh nghiệp thay đổi tên sẽ kéo theo rất nhiều thủ tục thay đổi khác như dấu, chữ ký số, biển hiệu, hóa đơn, giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, Giấy chứng nhận sở hữu tài sản….. do đó doanh nghiệp cần hết sức cân nhắc về việc đổi tên.

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

• Địa chỉ mới phải rõ ràng, cụ thể, có thể liên hệ được trong mọi hình thức: trực tiếp, thư tín. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp tại địa chỉ mới, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế có thể khóa mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh thay đổi đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư, nhà tập thể.
• Trong quá trình thay đổi trụ sở chính doanh nghiệp cần hạn chế phát hành hóa đơn theo địa chỉ cũ do không chính xác thời gian có địa chỉ mới hoặc đã chốt hóa đơn để chuyển quận/ chuyển tỉnh.

Lưu ý khi thay đổi tăng vốn điều lệ công ty

• Doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tăng vốn.
• Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp do tổ chức góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp thì tổ chức đó phải góp vốn tăng bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản công ty. Đối với cá nhân góp vốn thì có thể lựa chọn hình thức góp vốn bằng chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt.
• Khi tăng vốn có thể sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài bổ sung theo quy định.

Lưu ý khi thay đổi giảm vốn điều lệ công ty

Doanh nghiệp chỉ được giảm vốn khi đáp ứng đủ các điều kiện mà pháp luật quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp giảm vốn điều lệ cần lưu ý ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.

Lưu ý khi bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới

• Đối với các ngành nghề cũ chứa áp mã ngành nghề thì cần thực hiện mã hóa ngành nghề cho các ngành nghề cũ theo mã ngành cấp 4.
• Đối với các ngành nghề bổ sung mới cũng cần áp mã ngành nghề theo mã ngành cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
• Đối ngành nghề kinh doanh có điều kiện, trước khi kinh doanh cần phải có giấy phép kinh doanh.
• Những ngành nghề chưa có mã ngành nhưng đã có văn bản chuyên ngành ghi nhận ngành nghề thì áp mã ngành tương tự và trích dẫn chi tiết theo quy định của văn bản pháp luật.

Lưu ý khi thay đổi thêm thành viên của công ty TNHH 1 thành viên

• Khi công ty TNHH 1 thành viên thêm thành viên thì bên cạnh việc thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh phải nộp song song hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
•  Thành viên mới phải cung cấp giấy tờ tùy thân công chứng và còn hạn theo quy định. Thành viên chuyển nhượng cũng cần đảm bảo giấy tờ tùy thân còn thời hạn theo quy định.

Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty

• Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
• Trường hợp có trên hai người đại diện theo pháp luật thì ngoài hai chức danh: Chủ tịch HĐQT/Chủ tịch HĐTV, Tổng giám đốc/Giám đốc thì doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ các chức danh nào cho người đại diện theo pháp luật từ thứ 3 trở đi như: Phó Giám đốc, Giám đốc điều hành, Trưởng phòng,…Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nêu rõ chức năng, quyền hạn cụ thể của từng người đại diện theo pháp luật trong điều lệ của doanh nghiệp.
• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp khác.
• Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
• Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
• Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần lưu ý việc thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm.
• Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phải làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thông tin người đại diện mới.
• Khi thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.

Lưu ý khi chuyển nhượng cổ phần

• Khi doanh nghiệp/công ty chuyển nhượng vốn không phải thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Công ty cần phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần với mức thuế suất cố định như chuyển nhượng chứng khoán là 0,1%/tổng giá trị chuyển nhượng sẽ không phụ thuộc vào công ty có lãi hay không có lãi.
• Đối với trường hợp tặng cho cổ phần (hay chuyển nhượng = 0 đồng) thì người được tặng cho, nhận chuyển nhượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân là 10

Một số thủ tục cần làm sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh

• Khi thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc thay đổi nội đăng ký doanh nghiệp được thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông báo nội dung thay đổi với ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng liên quan, đối tác nếu thay đổi các thông tin: tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật.
• Thay đổi con dấu doanh nghiệp: nếu thay đổi tên doanh nghiệp, trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Thay đổi biển hiệu công ty: nếu thay đổi tên doanh nghiệp, trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Thay đổi thông tin trên chữ ký số điện tử, hóa đơn nếu thay đổi tên doanh nghiệp, trụ sở chính của doanh nghiệp…
• Thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty.
• Thay đổi thông tin doanh nghiệp thay đổi nếu doanh nghiệp có các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh như Giấy phép phòng cháy chữa cháy, Giấy phép lữ hành, Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, Giấy phép vận tải, Văn bằng bảo hộ đăng ký nhãn hiệu,…

Mức phạt khi chậm thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh với Cơ quan đăng ký kinh doanh

Căn cứ khoản 2 Điều 30 Luật doanh nghiệp 2020 thì Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Do đó Công ty cần lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP thì mức xử phạt hành chính khi chậm thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh với Cơ quan đăng ký kinh doanh như sau: 

• Cảnh cáo nếu quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp sẽ tùy vào từng nội dung và được thực hiện các bước sau:

Quy trình thay đổi ĐKKD

Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế trụ sở hiện tại

Thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế (thanh tra thuế)

Khi công ty/ doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận hoặc tỉnh khác trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng kinh doanh. Công ty cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế với chi cục thuế hoặc cơ quan quản lý thuế hiện tại. Đây chính là điểm mới áp dụng năm 2024 cho các doanh nghiệp khi thay đổi trụ sở chính công ty khác quận huyện, tỉnh.

Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế

Đối với những công ty mới thành lập hoặc mới quyết toán thuế tại chi cục thuế hiện tại khi thay đổi khác quận, tỉnh thì chả cần thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế với các cơ quan quản lý thuế cũ. Khi đã có xác nhận của cơ quan thuế công ty/ doanh nghiệp sẽ thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đăng ký trụ sở mới của mình.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Công ty luật Steco tư vấn điều kiện, quy trình, các thủ tục pháp lý có liên quan tới mỗi nội dung thay đổi để doanh nghiệp chuẩn bị.

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ của Steco luật sư của chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ chuyển khách hàng ký và những bước tiếp theo sẽ bên Steco thực hiện. Còn nếu khách hàng tự nộp hồ sơ thì chuẩn bị hồ thay đổi tương ứng với nội dung thay đổi để nộp Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi, lệ phí công bố thông tin

Các công ty/ doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính:

• Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ và nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.
• Có 2 phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đó là trực tuyến và trực tiếp.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ hợp lệ sẽ bổ sung, thay đổi thông tin doanh nghiệp trong cơ sở dữ kiệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Song song, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp một trong các giấy tờ pháp lý sau cho doanh nghiệp:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các nội dung thay đổi. Trong đó các điểm mới từ năm 2024 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được in trên giấy A4 thường thay cho việc in bằng giấy phôi vàng cứng như trước đây.
• Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo để công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu cụ thể và nêu rõ lý do.

Bước 5: Khắc lại dấu công ty

Các trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi con dấu cho khớp với nội dung đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Công ty thay đổi tên Tiếng Việt.
• Công ty thay đổi trụ sở khác tỉnh
• Công ty thay đổi trụ sở khác quận (nếu trên dấu vẫn còn địa chỉ quận).
• Doanh nghiệp thay đổi loại hình công ty.
• Doanh nghiệp khắc con dấu và tự quản lý con dấu mà không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào liên quan đến con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Sau khi hoàn tất các thủ tục thay đổi giấy phép doanh nghiệp công ty cần làm những thủ tục sau khi thay đổi như sau:

Trường hợp đổi tên doanh nghiệp

• Khắc con dấu mới cho phù hợp.
• Thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn VAT.
• Điều chỉnh lại biển hiệu tại trụ sở chính của công ty.
• Gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế liên quan. Còn đối với hóa đơn điện tử thì cần thông báo cho nhà mạng hóa đơn đổi lại tên doanh nghiệp mới trên hóa đơn là được.
• Nếu trên website có chứa tên cũ của công ty thì cần phải đổi lại tên mới.
• Gửi các công văn thông báo thay đổi tên công tin mới đến các đối tác, khách hàng của công ty.

Trường hợp thay đổi trụ sở chính của công ty

• Trường hợp trên con dấu của doanh nghiệp có địa chỉ thì cần phải khắc lại con dấu mới.
• Làm lại biển hiệu của công ty.
• Nếu trường hợp địa chỉ mới khác cơ quan bảo hiểm quản lý thì cần tiến hành thủ tục chốt và chuyển đến nơi quản lý mới.
• Làm thủ tục thay đổi địa chỉ cho các giấy tờ liên quan.

Trường hợp thay đổi người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật

• Thay đổi chủ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đã đăng ký.
• Thay đổi thông tin người đại diện trên các loại giấy phép.
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng về người đại diện mới của doanh nghiệp.

Trường hợp thay đổi vốn điều lệ

• Khai thuế thu nhập cá nhân phát sinh khi chuyển nhượng.
• Nộp tờ khai thuế môn bài theo quy định của pháp luật vào đầu năm sau khi thay đổi vốn điều lệ.
• Thông báo bổ sung thêm số thành viên/cổ đông mới.
• Kê khai trong báo cáo tài chính về mục nguồn vốn chủ sở hữu trong năm có sự thay đổi vốn điều lệ.

Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký doanh, thay đổi giấy phép kinh doanh STECO

Steco tự hào là đơn vị tư vấn pháp lý uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi có đội ngũ nhân sự có chuyên môn và năng lực cao cùng với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực pháp lý. Các dịch vụ như:

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện,… 
• Tư vấn đầu tư nước ngoài: xin giấy phép đầu tư nước ngoài, xin visa cho người nước ngoài, thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam,… 
• Tư vấn thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh (tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở).
• Xin cấp giấy phép có điều kiện. 
• Dịch vụ khác

Tổng kết

Như vậy bài viết trên Steco đã chia sẻ đến bạn đọc chi tiết thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh cho từng đối tượng khác nhau. Doanh nghiệp/công ty có bất cứ câu hỏi, thắc mắc nào còn đang băn khoăn hãy liên hệ với chúng tôi qua Steco.vn để có được giải đáp sớm nhất.