THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI

Ngoài việc đầu tư thành lập tổ chức kinh tế hay Góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp hay bất cứ hình thức đầu tư nào khác trong Luật Đầu tư hay thành lập Văn phòng Đại diện của Thương nhân nước ngoài thì họ còn lựa chọn một hình thức khác là thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài vì những tính ưu việt của Văn phòng đại diện so với Văn phòng Đại diện. Tương tự như thành lập Văn phòng Đại diện, Các doanh nghiệp nước ngoài có cơ hội để có thể tìm hiểu trước về môi trường kinh doanh, thị phần, nhu cầu của người dân nước sở tại,…. Vậy thủ tục thành lập Văn phòng Đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào? Cùng STECO theo dõi bài viết sau để biết thêm thông tin về thủ tục cũng như dịch vụ xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà STECO đang cung cấp.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại 36/2005/QH11 được Quốc hội ban hành ngày 14/6/2005 và các bản sửa đổi, bổ sung;
• Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, Văn phòng Đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, Văn phòng Đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 143/2016/TT-BTC ngày 26/9/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Quyết định số 37/2022/QĐ-UBND ngày 25/10/2022 của UBND Thành phố Hà Nội về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Công thương thành phố Hà Nội.

Sau đây là thủ tục thành lập Văn phòng Đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam (áp dụng cho công ty TNHH, công ty Cổ Phần, doanh nghiệp tư nhân.)

1. Quyền thành lập Văn phòng Đại diện và Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Căn cứ Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện:

Quyền thành lập Văn phòng Đại diện của Thương nhân nước ngoài như sau:

(1) Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng Đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

(2) Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

(2) Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

(3) Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

(4) Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

(5) Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Căn cứ Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

(1) Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện.

(2) Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

(3) Việc thành lập Văn phòng Đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

(4) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ thành lập Văn phòng Đại diện bao gồm:

Căn cứ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

Thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ, bao gồm:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng Đại diện;

(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng Đại diện;

(6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng Đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng Đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng Đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan:

+ Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng Đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

+ Văn phòng Đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Lưu ý:

- Tài liệu (2), (3), (4), (5) và (6) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng Đại diện là người nước ngoài) ở trên phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam

- Trong trường hợp, Nhà đầu tư ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác làm thủ tục thì khi nộp hồ sơ phải xuất trình Giấy tờ pháp lý cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy tờ khác có giá trị tương đương) và Văn bản ủy quyền.

4. Quy trình xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

- Bước 1: Chuẩn bị tài liệu, hoàn thiện hồ sơ pháp lý đã nhắc tới ở Mục 3.

- Bước 2: Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả đăng ký.

+ Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và cấp phép: Bộ công thương

+ Hình thức nộp hồ sơ: Nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng).

+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

+ Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

+ Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng Đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng Đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do

- Bước 3: Làm con dấu tròn của Văn phòng Đại diện và người đại diện; mua chữ ký số và mở tài khoản ngân hàng cho Văn phòng Đại diện sau khi có giấy phép hoạt động.

- Bước 4: Tiến hành thủ tục đăng ký Mã số Thuế và Mã số Hải quan cho Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

- Bước 5: Đăng tải thông tin giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện lên báo viết hoặc báo điện tử trong 03 số liên tiếp, thực hiện điều này trong vòng 45 ngày đầu từ khi nhận giấy phép.

- Bước 6: Văn phòng Đại diện thông báo cho Bộ Công thương và Sở Thương mại địa phương về việc mở cửa hoạt động.

- Bước 7: Công bố thông tin về Văn phòng Đại diện.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng Đại diện;

- Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

- Người đứng đầu Văn phòng Đại diện;

- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng Đại diện;

- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện.

5. Những cấu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

6. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện

Điểm giống nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện:

- Cả hai đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.

- Cả hai đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được nhận ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Điểm khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện:

Qua các so sánh trên có thể nhận thấy rằng:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện.

Còn chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh bao gồm chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền). Nếu muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

 Trên đây là bài viết của chúng tôi về thủ tục thành lập Văn phòng Đại diện công ty nước ngoài. Quý khách hàng cần báo giá dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay theo thông tin

Điện thoại: 032 519 1269

Email: [email protected]

Địa chỉ: NO12-LK12-21, khu đất dịch vụ Dọc Bún 1, phường La Khê, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Chúng tôi rất mong được hợp tác với quý khách hàng trong công việc!