Trang chủ / Dịch vụ khác / Phòng nhân sự thuê ngoài: Giải pháp đột phá tối ưu chi phí cho SMEs

Phòng nhân sự thuê ngoài: Giải pháp đột phá tối ưu chi phí cho SMEs

30/01/2026 - 4,862 Lượt xem
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hiện nay đang rơi vào cái bẫy "quá tải": Chủ doanh nghiệp phải tự lo từ tuyển dụng đến tính lương, hoặc nhân sự nội bộ không đủ chuyên môn để xử lý các vấn đề pháp lý phức tạp. Dịch vụ phòng nhân sự thuê ngoài ra đời để giải quyết triệt để những nỗi lo này.

1. Tại sao doanh nghiệp cần một Phòng nhân sự thuê ngoài?

Thay vì chi trả lương thưởng, bảo hiểm và chỗ ngồi cho một đội ngũ HR 3-5 người, bạn chỉ cần một khoản phí dịch vụ cố định hàng tháng. Mô hình này giúp:
  • Tiết kiệm chi phí: Cắt giảm đến 50% chi phí vận hành so với duy trì phòng HR nội bộ.
  • Chuyên nghiệp hóa: Tiếp cận với đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ.
  • Giảm thiểu rủi ro: Đảm bảo mọi hoạt động luôn tuân thủ Luật Lao động mới nhất.

2. Các dịch vụ cốt lõi trong hệ sinh thái HR Outsourcing

2.1. Dịch vụ và tư vấn BHXH thuê ngoài

Dịch vụ tư vấn và thực hiện BHXH thuê ngoài là giải pháp giúp doanh nghiệp trút bỏ gánh nặng thủ tục hành chính phức tạp, đảm bảo tuân thủ 100% quy định pháp luật mà không cần duy trì nhân sự chuyên trách.
Dưới đây là chi tiết các nghiệp vụ cốt lõi mà doanh nghiệp có thể ủy thác:

Tư vấn chuyên sâu về BHXH (Phòng ngừa rủi ro)

Trước khi bắt tay vào thực hiện, các chuyên gia sẽ tiến hành:
  • Rà soát hệ thống: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đóng bảo hiểm trong quá khứ để phát hiện sai sót trước khi cơ quan chức năng thanh tra.
  • Tối ưu hóa chi phí: Tư vấn xây dựng thang bảng lương và các khoản phụ cấp không tính đóng BHXH nhằm tối ưu chi phí cho cả doanh nghiệp và người lao động theo đúng Luật Bảo hiểm xã hội.
  • Xử lý hồ sơ khó: Giải quyết các trường hợp gộp sổ, sai thông tin cá nhân, hoặc nợ đọng bảo hiểm kéo dài

Thực hiện nghiệp vụ BHXH hàng tháng (Vận hành)

Đơn vị thuê ngoài sẽ thay mặt doanh nghiệp tương tác với Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam để:
  • Quản lý biến động: Thực hiện báo tăng khi có nhân viên mới, báo giảm khi nhân viên nghỉ việc hoặc tạm dừng đóng BHXH.
  • Giải quyết chế độ: Làm hồ sơ hưởng chế độ thai sản, ốm đau, dưỡng sức, tai nạn lao động cho nhân viên nhanh chóng, chính xác.
  • Đối soát số liệu: Theo dõi thông báo kết quả đóng BHXH hàng tháng (Mẫu C12), đảm bảo số tiền nộp khớp với dữ liệu của cơ quan bảo hiểm.
  • Chốt sổ bảo hiểm: Hoàn tất thủ tục chốt sổ cho nhân viên nghỉ việc đúng thời hạn quy định

Lợi ích vượt trội khi sử dụng dịch vụ

  • Chuyên nghiệp hóa: Hồ sơ được xử lý bởi đội ngũ chuyên gia am hiểu các phần mềm kê khai (như IVAN của VNPT, Viettel, hay Thái Sơn).
  • Cập nhật kịp thời: Luôn đi đầu trong việc áp dụng các quy định mới nhất về mức đóng, mức lương cơ sở hoặc các gói hỗ trợ từ chính phủ.
  • Bảo mật & Chính xác: Cam kết đền bù nếu xảy ra sai sót gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp hoặc quyền lợi của người lao động.
Thủ tục bảo hiểm luôn là "cơn ác mộng" với các con số và quy định thay đổi liên tục.
  • Tư vấn BHXH thuê ngoài: Chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp rà soát hệ thống, xử lý các ca khó như gộp sổ, chốt sổ cho nhân viên nghỉ việc lâu năm hoặc các chế độ thai sản phức tạp.
  • Thực hiện dịch vụ BHXH thuê ngoài: Đơn vị dịch vụ thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan Thuế và Bảo hiểm, đảm bảo báo tăng/giảm đúng hạn, tránh các khoản phạt chậm nộp không đáng có theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2.2. Phòng tuyển dụng thuê ngoài (RPO)

Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp phụ thuộc vào con người. Với dịch vụ phòng tuyển dụng thuê ngoài, bạn sẽ sở hữu một "phễu" ứng viên chất lượng mà không cần tốn tiền đăng tin trên các nền tảng đắt đỏ. Đơn vị dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm từ khâu lọc CV đến phỏng vấn sơ loại, đảm bảo chỉ những ứng viên phù hợp nhất mới đến tay bạn.

Chuẩn hóa bảng lương và quản trị nhân sự

Một bảng lương thiếu khoa học không chỉ gây nhầm lẫn mà còn dễ dẫn đến thanh tra thuế. Dịch vụ chuẩn hóa bảng lương giúp:
  • Xây dựng hệ thống lương thưởng (C&B) minh bạch.
  • Tối ưu hóa thuế TNCN cho nhân viên và thuế TNDN cho doanh nghiệp.
  • Sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự hiện đại để theo dõi ngày công và hiệu suất.

3. Quy trình triển khai chuyên nghiệp

Để đảm bảo hiệu quả, việc hợp tác với STECO để chuyên nghiệp hoá dịch vụ, thường tuân theo quy trình chặt chẽ:
  1. Khảo sát: Đánh giá thực trạng quy mô và quỹ lương hiện tại.
  2. Thiết kế: Xây dựng gói dịch vụ riêng biệt (chỉ thuê tuyển dụng hoặc thuê trọn gói).
  3. Vận hành: Bàn giao nhân sự phụ trách và thực hiện các nghiệp vụ hàng tháng.

4. Kết luận

Phòng nhân sự thuê ngoài không chỉ là một dịch vụ, đó là một khoản đầu tư cho sự ổn định. Khi các thủ tục hành chính, bảo hiểm và tuyển dụng đã có chuyên gia lo liệu, bạn có thể hoàn toàn tập trung vào việc phát triển kinh doanh.
Bài viết khác
Danh mục
Dịch vụ khác

Phòng nhân sự thuê ngoài tại HCM

Phòng nhân sự thuê ngoài tại Hà Nội

Phòng nhân sự thuê ngoài: Giải pháp đột phá tối ưu chi phí cho SMEs

Phòng mua hàng thuê ngoài tại Hà Nội: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Thủ tục pháp lý nhập khẩu hàng hoá & Dịch vụ phòng mua hàng thuê ngoài STECO